MICROSOFT PROJECT

INTRODUCCIÓN:

Microsoft Project 2010 presenta nuevas características que pueden mejorar de manera significativa el modo en que administra, programa y ve los proyectos.

Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

 Esto se puede utilizar para la alineación cuando se desarrollan los costos por sistemas de facturación y puede ayudarle a administrar el flujo de efectivo en el proyecto.

Microsoft Project Professional 2010

Microsoft Project Professional 2010 ofrece una forma potente y visualmente mejorada de administrar una amplia gama de proyectos y de programas eficazmente. Mediante una experiencia novedosa e intuitiva, esta solución proporciona las herramientas de planificación, administración y colaboración empresarial, de personas y de equipos necesarias para cumplir con los plazos de entrega cruciales o elegir los recursos adecuados para un equipo, entre otros objetivos.

• Mayor facilidad para ver y compartir
• Vista rápida de la administración de recursos
• Mayor y mejor productividad
• Funciones de sincronización y colaboración

Microsoft Project Server 2010

Gracias a la conocida interfaz de SharePoint y al almacenamiento común de datos, Project Server 2010 es muy fácil de usar. Una exhaustiva API permite personalizar y ampliar las capacidades tanto para proyectos como para carteras. 

• Administración unificada de proyectos y carteras
• Utilización eficaz de los recursos
• Edición flexible de proyectos basada en la Web
• Administración simplificada de la demanda
• Paneles e informes más eficaces.

DESARROLLO:

Novedades de Microsoft Project 2010

Microsoft Project 2010 presenta una interfaz nueva y llamativa, pero eso no es todo. Entre las opciones avanzadas, contiene nuevas mejoras en programación, administración de tareas y visualización que le proporcionan un mayor control sobre la forma de administrar y presentar sus proyectos.

Además, si en algún momento se encuentra un poco perdido, puede explorar Project Road Map for 2010. Le enseñará principios de administración de proyectos a medida que use Microsoft Project.

La nueva versión de Project Web Access también presenta un nuevo aspecto, además de multitud de características nuevas para ayudarle a colaborar con su equipo.

Novedades de Project 2010

·         Interfaz mejorada

·         Nuevas opciones de visualización

·         Personalización más sencilla de las vistas

·         Programación controlada por el usuario

·         Colaboración más fácil

·         Compatibilidad con versiones anteriores

Interfaz mejorada

Project 2010 introduce varias características que mejoran notablemente su forma de ver el proyecto y de trabajar en él.

PRESENTACIÓN DE LA CINTA

Al utilizar por primera vez Project 2010, puede que le sorprenda lo que ve. Los menús y las barras de herramientas se han reemplazado por la cinta, que facilita la búsqueda de los comandos que necesite para llevar a cabo una tarea. Los comandos están organizados en grupos lógicos agrupados en pestañas.

En Project 2010, todas las pestañas y los grupos de la cinta pueden personalizarse completamente. Si su organización cuenta con características exclusivas para su actividad empresarial, puede agruparlas en su propia pestaña de la cinta.

BIENVENIDO A BACKSTAGE

Haga clic en la pestaña Archivo para dirigirse a Backstage, un destino gráfico para administrar sus archivos de proyecto. Backstage contiene los mismos comandos básicos disponibles en el menú Archivo de las versiones anteriores de Microsoft Project para abrir, guardar e imprimir archivos de proyectos. Los usuarios de Project Professional 2010 también pueden utilizar Backstage para administrar sus conexiones de Project Server, además de comprobar y publicar proyectos.

El comando Opciones que antes se encontraba en el menú Herramientas se ha desplazado a Backstage. Este comando abre el cuadro de diálogo de Opciones de Project, desde donde puede tener acceso, revisar y modificar las preferencias que controlan el funcionamiento y la apariencia de Microsoft Project.

ENCONTRAR COMANDOS RÁPIDAMENTE

Los comandos más usados ahora pueden encontrarse con un solo clic : basta un clic con el botón secundario del mouse para verlos. Al hacer clic con el botón secundario en cualquier elemento en una vista, como una barra, una celda de tabla o un gráfico, aparece una mini barra de herramientas que contiene una lista con los comandos más usados. Si no dispone de mucho tiempo, esta forma de usar el proyecto le ayudará a ahorrar mucho tiempo.

Nuevas opciones de visualización

Se han agregado nuevas características de visualización para ayudarle a supervisar con mayor claridad el rendimiento de su equipo y detectar si existe una asignación excesiva en algún punto. Project también puede ayudar a otros miembros de su organización a tener una visión general (para observar los problemas potenciales de recursos más importantes) gracias a la vista Escala de tiempo.

ORGANIZADOR DE EQUIPO

Los usuarios de Project Professional 2010 ahora cuentan con el organizador de equipo, una vista de programación de recursos que permite interactuar con la programación de una forma que no era posible en versiones anteriores de Project. Con la vista de Organizador de equipo, puede controlar de un vistazo en qué están trabajando los miembros de su equipo, además de cambiar la asignación de tareas entre ellos. También permite visualizar y asignar trabajo pendiente de asignación, controlar la existencia de sobreasignaciones y ver los nombres de tareas y recursos,  todo desde una única vista eficiente. Administrar las tareas y los recursos nunca había resultado tan fácil. Por ejemplo, si un recurso está sobreasignado, solo es necesario que arrastre una tarea de un recurso a otro para que desaparezca la sobreasignación.

Fig. 1  Una tarea se retrasa. Esta tarea puede arrastrarse hasta Tom o Cheryl, que ahora mismo no tienen trabajo.

Fig. 2  Una tarea dentro de la programación prevista.

Fig. 3  Tareas actualmente sin asignar. Puede arrastrarlas a Tom o Cheryl, que ahora mismo no tienen trabajo.

ESCALA DE TIEMPO

Project 2010 incluye una vista de escala de tiempo que aparece automáticamente sobre otras vistas y muestra una visión general concisa de la totalidad del programa. Puede añadir tareas a la escala de tiempo e incluso imprimirla para obtener un atractivo informe resumen de todo el proyecto. Si lo prefiere, también puede pegarlo a un correo electrónico para enviar un informe instantáneo sin ningún problema.

Personalización más sencilla de las vistas

Manipular vistas en Project ha resultado, a menudo, complicado. Ya no es así. Observe las nuevas formas de orquestar la presentación y el control de los proyectos.

AGREGAR NUEVAS COLUMNAS RÁPIDAMENTE

Ahora es mucho más sencillo agregar nuevas columnas a Project. Solo es necesario hacer clic en el encabezado Agregar nueva columna en el extremo derecho de la parte de hoja de una vista y escribir o seleccionar el nombre de una columna. También puede cambiar el nombre de una columna existente de forma rápida haciendo clic en su título y escribiendo un nombre de columna nuevo. Personalizar una columna nunca había sido tan fácil.

CONTROL DESLIZANTE DEL ZOOM

Project 2010 permite acercarse rápidamente a la parte de fase temporal de una vista mediante un control deslizante del zoom en la barra de estado. Solo es necesario mover el control deslizante hacia la derecha para acercar la vista (muestra intervalos de tiempo más cortos, como días u horas) en la programación y hacia la izquierda para alejar la vista (muestra intervalos más largos, como semanas o meses). El control deslizante del zoom puede utilizarse en las vistas de gráfico de Gantt, diagrama de red y calendario, además de en todas las vistas de gráficos.

Programación controlada por el usuario

Project 2010 ofrece varias mejoras de programación para mejorar su control sobre el programa. También puede crear listas de tareas iniciales en Microsoft Excel o Word y pegarlas en Project sin que sea necesario volver a aplicarles formato.

PROGRAMACIÓN MANUAL

Project 2010 presenta un cambio importante en la forma de programar los proyectos. El cambio de factores como dependencias de tareas y el calendario del proyecto ya no ajustan automáticamente las fechas de las tareas al programar manualmente una tarea.

Puede colocar una tarea programada manualmente en cualquier ubicación del programa y Project no la moverá.

Los administradores de proyectos que estén acostumbrados a la programación automática de las versiones anteriores de Project pueden desactivar la característica de programación manual en tareas específicas o en la totalidad del proyecto. Algunos proyectos, especialmente los más complicados, pueden necesitar que el eficaz motor de programación de Project se ocupe de la programación.

TAREAS INACTIVAS

Con Microsoft Project Professional 2010 puede convertir tareas en inactivas y conservarlas en el proyecto. Las tareas inactivas a menudo contienen información muy importante (como pueden ser datos reales e información de costes) que pueden resultar útiles para finalidades de archivo.

TAREAS DE RESUMEN VERTICAL

Los administradores de proyectos ya no deben limitarse a crear subtareas y agruparlas en tareas de resumen. En Project 2010 es posible crear tareas de resumen en primer lugar, con fechas que no coincidan exactamente con las fechas verticales de las subtareas.

Al inicio de la fase de planificación, puede que los administradores de proyectos solo tengan información de alto nivel sobre entregas clave e hitos importantes de sus proyectos. Con Project, es posible dividir los proyectos en fases de alto nivel según la escala de tiempo global y el presupuesto. Esto significa que las fechas de los elementos de trabajo individuales no tienen que coincidir exactamente con las fechas de las fases de alto nivel.

COMPARACIÓN DE VERSIONES DE PROJECT

La característica de comparación de versiones de Project 2010 ahora incluye barras de Gantt e imágenes gráficas para que pueda observar más claramente en qué se diferencia una versión de un proyecto de otra.

Colaboración más fácil

No es conveniente aislar los proyectos de otros miembros de su organización. Project cuenta con formas mejoradas de compartir la información sobre un proyecto.

MEJORAS EN LA COLABORACIÓN MEDIANTE SINCRONIZACIÓN DE LISTAS DE SHAREPOINT

Los usuarios de Project Professional 2010 pueden exportar archivos de proyectos a una lista de SharePoint, que para los administradores de proyectos es una forma rápida y fácil de compartir estados o crear informes para que todos los miembros de la organización puedan verlos. No es necesario sincronizar Project Web App con una lista de SharePoint.

COPIAR Y PEGAR MEJORADO

Es difícil imaginar que la colaboración podría incrementarse con algo tan simple y antiguo como copiar y pegar información de un proyecto. Con esta nueva funcionalidad, ahora puede copiar y pegar contenido entre programas de Office y Project 2010 manteniendo su formato, niveles de contorno y encabezados de columnas.

Con dos clics del mouse puede generar un informe instantáneo y copiarlo a la mayoría de los programas de Office.

Compatibilidad con versiones anteriores

Project 2010 es compatible con versiones anteriores de Microsoft Project.

Puede crear archivos en Project 2007 o en una versión anterior y, a continuación, abrirlos y editarlos con Project 2010 en un modo de funcionalidad reducida. Además, puede crear archivos en Project 2010 y luego convertirlos a formatos de archivo de Project 2007 o de Project 2000-2003. En cualquier caso, no es necesario un convertidor.

 NOTA   Las características exclusivas de Project 2010, como las tareas programadas manualmente o las tareas de resumen vertical, pueden no mostrarse según lo esperado al visualizarlas con versiones anteriores de Project.

Objetivos principales:

§  Identificar y manejar con soltura la metodología de trabajo de MS Project. 

§  Conocer las distintas fases de las que consta un proyecto. 

§  Aprender a realizar un plan de trabajos. 

§  Aprender a definir tareas. 

§  Conocer los distintos sistemas de asignación de tareas que posee el programa. 

§  Aprender a vincular distintas tareas. 

§  Reconocer y diferenciar los distintos tipos de recursos que intervienen en un proyecto. 

§  Aprender a asignar recursos a cada una de las tareas. 

§  Aprender a analizar los costos de cada uno de los recursos. 

§  Aprender a optimizar los tiempos. 

§  Aprender a elaborar informes. 

§  Visualizar el proyecto según diferentes vistas que ofrece el programa. 

§  Conocer los diferentes filtros que ofrece el programa. 

§  Realizar el seguimiento del proyecto y analizar las variaciones que se producen con la planificación inicial

CARACTERISTICAS:

 ü   Este ofrece funciones de  innovación. 

 ü  Tiene  flexibilidad y opciones al ofrecer soluciones a medida de gestión de trabajo para los individuos,      equipos, y la empresa.

 ü  Puede gestionar con eficacia cualquier tipo de trabajo, de tareas simples a complejos proyectos y programas enteros.

 ü  Mayor y mejor productividad

 ü  Nos brinda diferentes tipos de información, como las fechas de inicio y término del proyecto en la parte superior, la duración, las horas totales de trabajo, los costos, el estado de las tareas y de los recursos.

 ü  Sistema multiusuario permite el trabajo en red con base de datos centralizada y acceso simultáneo a los archivos.

 ü  Personalización de cálculo e impresión según las normas del Sistema de Contratación de Bienes y Servicios

 ü  Obtienen datos relevantes de tiempos de inicio y término de cada actividad.

 ü  Ilustra la programación de actividades en forma de calendario, Se señalan con barras los tiempos de inicio y término de la actividad, su duración y su secuencia.

 

APLICACIONES PRINCIPALES:

 

PROJECT HQ         

 Es una aplicación  que permite gestionar proyectos en forma colaborativa, sus principales funciones son: gestión de puntos de referencia, tareas, listas de tareas, sistema de seguimiento y hasta una wiki.

GANTT PROJECT

 Es una herramienta de gestión de proyectos open source que nos permite realizar diagramas de Gantt con el fin de planificar un proyecto y administrar los recursos para llevarlo a cabo en tiempo.

 PROYECTO DE CONTROL

 Es un proyecto de gestión de  programa de software desarrollado y diseñado para ayudar en el desarrollo de personal los planes, el seguimiento del progreso y el análisis de las cargas de trabajo.

PROJECT  MANAGER

 La herramienta más sencilla y eficaz para la organización de eventos, estudios de mercado, compra de inmuebles, adquisición de equipos, creación de empresas. Óptimo para desarrollar sus proyectos sin sorpresas de tipo económico y en el plazo previsto

PROJECT OPEN  

 Es un software basado en la gestión de proyectos (de allí su nombre), integra diversas actividades como ventas, planificación, CRM, colaboración, facturación, pagos, etc.

ACE PROJECT

Se trata de un completo software de gestión de proyectos que incluye además funciones para la Gestión de Recursos, Administración de Tareas, soporte para Diagramas de Gantt, Calendarios, Gestión de Documentos y un gran número de características que lo convierten en una gran caja de herramientas para la gestión de múltiples proyectos.

ENTORNO DE DESARROLLO:

Durante la primera de las etapas, llamada etapa Conceptual o de Concepción, se precisa con los clientes el alcance preliminar del proyecto en el cual se recoge que debe hacer el producto deseado. A partir de una asignación de recursos, se utilizan indicadores globales que fijan un plazo preliminar. Esta primera estimación se toma entonces como base para desarrollar una asignación de recursos más detallada durante la etapa de Planificación quedando fijada en detalles la programación. En la fase de Ejecución se controla el uso y destino de los recursos con el propósito realizar movimientos pertinentes en aras de cumplir los objetivos en el plazo previsto.

Concepción del proyecto

La etapa de concepción del proyecto se inicia con la solicitud del cliente y en ella se realiza una evaluación de la situación problemática existente a partir de la cual se pueden definir los objetivos a alcanzar. 

 

De la misma forma se hace un análisis del entorno del proyecto y los estudios de factibilidad técnica, económica y del mercado potencial que permiten  tomar decisiones en cuanto a si se debe asumir o no su ejecución.

Planificación del proyecto

En la etapa de planificación se identifican con un mayor nivel de detalle los recursos humanos que serán necesarios para la ejecución del proyecto, cuyo alcance fue formulado preliminarmente durante la concepción del proyecto; se programan los recursos financieros y los resultados a alcanzar. Por tanto como parte de esta etapa se elabora el proyecto delineando su estructura formal y se negocian  los recursos financieros estimados.

 Asignando los recursos

La asignación de los recursos del proyecto puede hacerse con duración fija y asignación directa de los recursos o configurando el MS Project con trabajo fijo.  Por tanto la expresión del costo se debe orienta en función de la duración de las tareas y los recursos que estas tienen asignados: 

Duración fija. Cuando la entrada de datos al proyecto es la duración y a partir de la misma se ejecuta la asignación de recursos. 

Trabajo fijo. Cuando se dispone del trabajo definido para determinar la duración y el costo de las tareas, En este caso se determina la duración de las tareas en función de la asignación de recursos. 

Recursos fijos. Se desarrolla la asignación de recursos tomando en cuenta la disponibilidad de los mismos.

EJEMPLOS EJECUTABLES:

ABRIR UNA PLANTILLA O UN ARCHIVO

 Un archivo nuevo permite empezar partiendo de cero, elegir las fechas de comienzo o de fin del proyecto, y agregar las tareas y recursos necesarios para el proyecto.

VINCULAR O ALMACENAR DOCUMENTOS RELACIONADOS CON UN PROYECTO DE PROJECT

Una vez creado un archivo, puede adjuntar al mismo los documentos relacionados con el proyecto. Por ejemplo, puede vincular al proyecto el plan de administración del ámbito o el plan de administración de riesgos para facilitar el acceso a los mismos. Puede hacer que los documentos de ayuda sean accesibles desde el proyecto agregando un hipervínculo a una página Web o a un archivo o carpeta de su equipo o de la red. También puede almacenar los documentos en una nota.

INTRODUCIR Y ORGANIZAR UNA LISTA DE TAREAS

Las listas de tareas son categorías de información que aparecen en la hoja de la vista Diagrama de Gantt que especifican los detalles sobre una tarea, como el nombre de la tarea, la duración, las fechas de comienzo y finalización, las predecesoras y los nombres de los recursos.La finalización de una tarea es importante para la finalización del proyecto. Los proyectos a su vez se componen de tareas.

 CÁLCULO DE COSTOS

Calcula los costos de los recursos y la mano de obra, una vez que los recursos son asignados a cada tarea. Hay dos tipos de reportes: el flujo de efectivo - es un reporte del gasto semanal- y el requerimiento de materiales

ESTABLECER TASAS DE PAGO Y TARIFAS PARA RECURSOS    

Microsoft Project calcula los costos correspondientes a los recursos basándose en las tasas de trabajo normal y de horas extra, o en los costos por uso que se han introducido, o bien se puede introducir un costo de asignación único.

 INTRODUCIR TASAS DE RECURSOS

 Introducir un grupo de tasas por recurso si desea introducir sólo una tasa estándar y una tasa de horas extra por recurso.

 Introducir  varios grupos de tasas por recurso si desea introducir más de una tasa estándar y una tasa de horas extra por recurso. Por ejemplo, puede establecer escalas de pago diferentes para tipos diferentes de trabajo e incorporar cambios de tasas en el futuro.  

CONCLUSIÓN.

Si hasta este punto de este primer capítulo, las ideas principales han sido asimiladas, es ahora el momento de repasar los conceptos más importantes que han surgido mediante el siguiente glosario de términos, en caso contrario, recomiendo volver a estudiar de nuevo y desde el principio los conceptos que se han expuesto ya que la gestión de proyectos quizás sea algo nuevo y que, al principio cuesta bastante comprender en su terminología y conceptos, retener y asimilar.

A la vista de todo lo anterior, el programa MS Project en definitiva, nos permite organizar nuestros proyectos, introduciendo en él lo que antes anotábamos, esquematizábamos y calculábamos a mano. Nos aporta una serie de tablas, gráficas y paneles desde los que podremos introducir todas esas informaciones recopiladas y tener una visión global de, por un lado las tareas, por otro lado los recursos y por otro los costos de los recursos. Con MS Project nos resultará fácil alterar cualquiera de los elementos que intervienen en el proyecto siendo recalculado de forma automática el proyecto completo. Las fechas se actualizan también de forma automática solo con modificar una duración, establecer una delimitación o bien una demora. De los tiempos y plazos podemos hacer sencillos seguimientos. En suma, este programa, que además mantiene la filosofía de trabajo del resto de las aplicaciones Microsoft que quizás conozcamos (Word, Excel, Access, Internet Explorer, Front Page...) es una potente herramienta que a partir del próximo capítulo vamos a desmenuzar progresivamente.

Bibliografía

http://office.microsoft.com/es-es/project-help/introduccion-principios-basicos-de-microsoft-project-HA010355887.aspx

http://office.microsoft.com/es-es/project-help/novedades-de-microsoft-project-2010-HA010354195.aspx

http://www.gedpro.com/Software/MsEPM2010.aspx

http://www.aplicacionesempresariales.com/caracteristicas-y-usos-de-microsoft-project.html

http://es.scribd.com/PanchoR68/d/42705734-Manual-basico-de-uso-Project-2010