lunes, 4 de junio de 2012
jueves, 24 de mayo de 2012
MICROSOFT PROJECT
INTRODUCCIÓN:
Microsoft Project 2010 presenta nuevas características que
pueden mejorar de manera significativa el modo en que administra, programa y ve
los proyectos.
Microsoft Project (o MSP)
es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado
y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en
el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al
progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.
Esto se puede utilizar para la
alineación cuando se desarrollan los costos por sistemas de facturación y puede
ayudarle a administrar el flujo de efectivo en el proyecto.
Microsoft
Project Professional 2010
Microsoft Project Professional
2010 ofrece una forma potente y visualmente mejorada de administrar una
amplia gama de proyectos y de programas eficazmente. Mediante una
experiencia novedosa e intuitiva, esta solución proporciona las
herramientas de planificación, administración y colaboración empresarial, de
personas y de equipos necesarias para cumplir con los plazos de entrega
cruciales o elegir los recursos adecuados para un equipo, entre otros
objetivos.
- Mayor facilidad para ver y compartir
- Vista rápida de la administración de recursos
- Mayor y mejor productividad
- Funciones de sincronización y colaboración
Microsoft
Project Server 2010
Gracias a la conocida interfaz de
SharePoint y al almacenamiento común de datos, Project Server 2010 es muy fácil
de usar. Una exhaustiva API permite personalizar y ampliar las capacidades
tanto para proyectos como para carteras.
- Administración unificada de proyectos y
carteras
- Utilización eficaz de los recursos
- Edición flexible de proyectos basada en la Web
- Administración simplificada de la demanda
- Paneles e informes más eficaces.
DESARROLLO:
Novedades de Microsoft Project 2010
Microsoft Project 2010 presenta una interfaz nueva y llamativa,
pero eso no es todo. Entre las opciones avanzadas, contiene nuevas mejoras en programación,
administración de tareas y visualización que le proporcionan un mayor control
sobre la forma de administrar y presentar sus proyectos.
Además, si en algún momento se encuentra un poco perdido, puede
explorar Project Road Map for
2010. Le enseñará
principios de administración de proyectos a medida que use Microsoft Project.
La nueva versión de Project Web Access también presenta un nuevo aspecto,
además de multitud de características nuevas para ayudarle a colaborar con su
equipo.
Novedades
de Project 2010
Project 2010 introduce varias
características que mejoran notablemente su forma de ver el proyecto y de
trabajar en él.
PRESENTACIÓN DE LA CINTA
Al utilizar por primera vez Project 2010, puede que le sorprenda
lo que ve. Los menús y las barras de herramientas se han reemplazado por la cinta, que facilita la
búsqueda de los comandos que necesite para llevar a cabo una tarea. Los
comandos están organizados en grupos lógicos agrupados en pestañas.
En Project 2010, todas las pestañas y los grupos de la cinta
pueden personalizarse completamente. Si su organización cuenta con
características exclusivas para su actividad empresarial, puede agruparlas en
su propia pestaña de la cinta.
BIENVENIDO A BACKSTAGE
Haga clic en la pestaña Archivo para dirigirse a Backstage, un destino gráfico
para administrar sus archivos de proyecto. Backstage contiene los mismos comandos
básicos disponibles en el menú Archivo de las versiones anteriores de
Microsoft Project para abrir, guardar e imprimir archivos de proyectos. Los
usuarios de Project Professional 2010 también pueden utilizar Backstage para
administrar sus conexiones de Project Server, además de comprobar y publicar
proyectos.
El comando Opciones que antes se encontraba en el menú Herramientas se ha desplazado a Backstage. Este
comando abre el cuadro de diálogo de Opciones
de Project, desde donde puede tener acceso, revisar y modificar las
preferencias que controlan el funcionamiento y la apariencia de Microsoft
Project.
ENCONTRAR COMANDOS RÁPIDAMENTE
Los comandos más usados ahora pueden encontrarse con un solo
clic : basta un clic con el botón secundario del mouse para verlos. Al
hacer clic con el botón secundario en cualquier elemento en una vista, como una
barra, una celda de tabla o un gráfico, aparece una mini barra de herramientas
que contiene una lista con los comandos más usados. Si no dispone de mucho tiempo,
esta forma de usar el proyecto le ayudará a ahorrar mucho tiempo.
Se han agregado nuevas características de visualización para
ayudarle a supervisar con mayor claridad el rendimiento de su equipo y detectar
si existe una asignación excesiva en algún punto. Project también puede ayudar
a otros miembros de su organización a tener una visión general (para observar
los problemas potenciales de recursos más importantes) gracias a la vista
Escala de tiempo.
ORGANIZADOR DE EQUIPO
Los usuarios de Project Professional 2010 ahora cuentan con el organizador de equipo, una
vista de programación de recursos que permite interactuar con la programación
de una forma que no era posible en versiones anteriores de Project. Con la vista
de Organizador de equipo, puede controlar de un vistazo en qué están trabajando
los miembros de su equipo, además de cambiar la asignación de tareas entre
ellos. También permite visualizar y asignar trabajo pendiente de asignación,
controlar la existencia de sobreasignaciones y ver los nombres de tareas y
recursos, todo desde una única vista eficiente. Administrar las tareas y
los recursos nunca había resultado tan fácil. Por ejemplo, si un recurso está
sobreasignado, solo es necesario que arrastre una tarea de un recurso a otro
para que desaparezca la sobreasignación.
Fig. 1 Una
tarea se retrasa. Esta tarea puede arrastrarse hasta Tom o Cheryl, que ahora
mismo no tienen trabajo.
Fig. 2 Una
tarea dentro de la programación prevista.
Fig. 3 Tareas
actualmente sin asignar. Puede arrastrarlas a Tom o Cheryl, que ahora mismo no
tienen trabajo.
ESCALA DE TIEMPO
Project 2010 incluye una vista de escala de tiempo que aparece automáticamente sobre
otras vistas y muestra una visión general concisa de la totalidad del programa.
Puede añadir tareas a la escala de tiempo e incluso imprimirla para obtener un
atractivo informe resumen de todo el proyecto. Si lo prefiere, también puede
pegarlo a un correo electrónico para enviar un informe instantáneo sin ningún problema.
Manipular vistas en Project ha resultado, a menudo, complicado.
Ya no es así. Observe las nuevas formas de orquestar la presentación y el
control de los proyectos.
AGREGAR NUEVAS COLUMNAS RÁPIDAMENTE
Ahora es mucho más sencillo agregar nuevas columnas a Project.
Solo es necesario hacer clic en el encabezado Agregar
nueva columna en el extremo
derecho de la parte de hoja de una vista y escribir o seleccionar el nombre de
una columna. También puede cambiar el nombre de una columna existente de forma
rápida haciendo clic en su título y escribiendo un nombre de columna nuevo.
Personalizar una columna nunca había sido tan fácil.
CONTROL DESLIZANTE DEL ZOOM
Project 2010 permite acercarse rápidamente a la parte de fase
temporal de una vista mediante un control
deslizante del zoom en la
barra de estado. Solo es necesario mover el control deslizante hacia la derecha
para acercar la vista (muestra intervalos de tiempo más cortos, como días u
horas) en la programación y hacia la izquierda para alejar la vista (muestra
intervalos más largos, como semanas o meses). El control deslizante del zoom
puede utilizarse en las vistas de gráfico de Gantt, diagrama de red y
calendario, además de en todas las vistas de gráficos.
Project 2010 ofrece varias mejoras de programación para mejorar
su control sobre el programa. También puede crear listas de tareas iniciales en
Microsoft Excel o Word y pegarlas en Project sin que sea necesario volver a
aplicarles formato.
PROGRAMACIÓN MANUAL
Project 2010 presenta un cambio importante en la forma de
programar los proyectos. El cambio de factores como dependencias de tareas y el calendario
del proyecto ya no ajustan automáticamente las fechas de las tareas al programar
manualmente una tarea.
Puede colocar una tarea programada manualmente en cualquier
ubicación del programa y Project no la moverá.
Los administradores de proyectos que estén acostumbrados a la
programación automática de las versiones anteriores de Project pueden
desactivar la característica de programación manual en tareas específicas o en
la totalidad del proyecto. Algunos proyectos, especialmente los más
complicados, pueden necesitar que el eficaz motor de programación de Project se
ocupe de la programación.
TAREAS INACTIVAS
Con Microsoft Project Professional 2010 puede convertir tareas
en inactivas y conservarlas en el proyecto. Las tareas inactivas a menudo
contienen información muy importante (como pueden ser datos reales e
información de costes) que pueden resultar útiles para finalidades de archivo.
TAREAS DE RESUMEN VERTICAL
Los administradores de proyectos ya no deben limitarse a crear
subtareas y agruparlas en tareas de resumen. En Project 2010 es posible crear
tareas de resumen en primer lugar, con fechas que no coincidan exactamente con
las fechas verticales de las subtareas.
Al inicio de la fase de planificación, puede que los
administradores de proyectos solo tengan información de alto nivel sobre entregas clave e hitos importantes de sus proyectos. Con
Project, es posible dividir los proyectos en fases de alto nivel según la escala de tiempo
global y el presupuesto.
Esto significa que las fechas de los elementos de trabajo individuales no
tienen que coincidir exactamente con las fechas de las fases de alto nivel.
COMPARACIÓN DE VERSIONES DE PROJECT
La característica de comparación de versiones de Project 2010
ahora incluye barras de Gantt e imágenes gráficas para que pueda observar más
claramente en qué se diferencia una versión de un proyecto de otra.
No es conveniente aislar los proyectos de otros miembros de su
organización. Project cuenta con formas mejoradas de compartir la información
sobre un proyecto.
MEJORAS EN LA COLABORACIÓN MEDIANTE SINCRONIZACIÓN DE
LISTAS DE SHAREPOINT
Los usuarios de Project Professional 2010 pueden exportar
archivos de proyectos a una lista de SharePoint, que para los administradores
de proyectos es una forma rápida y fácil de compartir estados o crear informes
para que todos los miembros de la organización puedan verlos. No es necesario
sincronizar Project Web App con una lista de SharePoint.
COPIAR Y PEGAR MEJORADO
Es difícil imaginar que la colaboración podría incrementarse con
algo tan simple y antiguo como copiar y pegar información de un proyecto. Con
esta nueva funcionalidad, ahora puede copiar y pegar contenido entre programas
de Office y Project 2010 manteniendo su formato, niveles de contorno y
encabezados de columnas.
Con dos clics del mouse puede generar un informe instantáneo y
copiarlo a la mayoría de los programas de Office.
Project 2010 es compatible con versiones anteriores de Microsoft
Project.
Puede crear archivos en Project 2007 o en una versión anterior
y, a continuación, abrirlos y editarlos con Project 2010 en un modo de
funcionalidad reducida. Además, puede crear archivos en Project 2010 y luego
convertirlos a formatos de archivo de Project 2007 o de Project 2000-2003. En cualquier caso, no es necesario
un convertidor.
NOTA Las características
exclusivas de Project 2010, como las tareas programadas manualmente o las
tareas de resumen vertical, pueden no mostrarse según lo esperado al
visualizarlas con versiones anteriores de Project.
Objetivos principales:
§ Identificar y manejar con soltura la metodología de trabajo de MS
Project.
§ Conocer las distintas fases de las que consta un proyecto.
§ Aprender a realizar un plan de trabajos.
§ Aprender a definir tareas.
§ Conocer los distintos sistemas de asignación de tareas que posee el
programa.
§ Aprender a vincular distintas tareas.
§ Reconocer y diferenciar los distintos tipos de recursos que intervienen
en un proyecto.
§ Aprender a asignar recursos a cada una de las tareas.
§ Aprender a analizar los costos de cada uno de los recursos.
§ Aprender a optimizar los tiempos.
§ Aprender a elaborar informes.
§ Visualizar el proyecto según diferentes vistas que ofrece el programa.
§ Conocer los diferentes filtros que ofrece el programa.
§ Realizar el seguimiento del proyecto y analizar las variaciones que se
producen con la planificación inicial
CARACTERISTICAS:
ü Este ofrece funciones de
innovación.
ü Tiene flexibilidad y opciones
al ofrecer soluciones a medida de gestión de trabajo para los individuos,
equipos, y la empresa.
ü Puede gestionar con eficacia
cualquier tipo de trabajo, de tareas simples a complejos proyectos y programas
enteros.
ü Mayor y mejor productividad
ü Nos brinda diferentes tipos de
información, como las fechas de inicio y término del proyecto en la parte
superior, la duración, las horas totales de trabajo, los costos, el estado de
las tareas y de los recursos.
ü Sistema multiusuario permite el
trabajo en red con base de datos centralizada y acceso simultáneo a los archivos.
ü Personalización de cálculo e
impresión según las normas del Sistema de Contratación de Bienes y Servicios
ü Obtienen datos relevantes de tiempos
de inicio y término de cada actividad.
ü Ilustra la programación de
actividades en forma de calendario, Se señalan con barras los tiempos de inicio
y término de la actividad, su duración y su secuencia.
APLICACIONES
PRINCIPALES:
PROJECT
HQ
Es una aplicación que permite gestionar proyectos
en forma colaborativa, sus principales funciones son: gestión de puntos de
referencia, tareas, listas de tareas, sistema de seguimiento y hasta una wiki.
GANTT
PROJECT
Es una herramienta de gestión de proyectos open
source que nos permite realizar diagramas de Gantt con el fin de planificar un
proyecto y administrar los recursos para llevarlo a cabo en tiempo.
PROYECTO
DE CONTROL
Es un proyecto de gestión de programa de software
desarrollado y diseñado para ayudar en el desarrollo de personal los
planes, el seguimiento del progreso y el análisis de las cargas de trabajo.
PROJECT
MANAGER
La
herramienta más sencilla y eficaz para la organización de eventos, estudios de
mercado, compra de inmuebles, adquisición de equipos, creación
de empresas. Óptimo para desarrollar sus proyectos sin sorpresas de tipo
económico y en el plazo previsto
PROJECT
OPEN
Es
un software basado en la gestión de proyectos (de allí su nombre),
integra diversas actividades como ventas, planificación, CRM,
colaboración, facturación, pagos, etc.
ACE
PROJECT
Se
trata de un completo software de gestión de proyectos que incluye además
funciones para la Gestión de Recursos, Administración de Tareas, soporte
para Diagramas de Gantt, Calendarios, Gestión de Documentos y un gran número de
características que lo convierten en una gran caja de herramientas para la
gestión de múltiples proyectos.
ENTORNO
DE DESARROLLO:
Durante la primera de las etapas, llamada etapa Conceptual o
de Concepción, se precisa con los clientes el alcance preliminar del proyecto
en el cual se recoge que debe hacer el producto deseado. A partir de una
asignación de recursos, se utilizan indicadores globales que fijan un plazo
preliminar. Esta primera estimación se toma entonces como base para desarrollar
una asignación de recursos más detallada durante la etapa de Planificación
quedando fijada en detalles la programación. En la fase de Ejecución se
controla el uso y destino de los recursos con el propósito realizar movimientos
pertinentes en aras de cumplir los objetivos en el plazo previsto.
Concepción del proyecto
La etapa de concepción del proyecto se inicia con la
solicitud del cliente y en ella se realiza
una evaluación de la situación problemática existente a partir de la cual se pueden definir los objetivos a alcanzar.
De la misma forma se hace un análisis del entorno del proyecto y los estudios de factibilidad técnica,
económica y del mercado potencial que permiten tomar decisiones en cuanto
a si se debe asumir o no su ejecución.
Planificación del proyecto
En la etapa de planificación se identifican con un mayor
nivel de detalle los recursos humanos que serán necesarios para la ejecución
del proyecto, cuyo alcance fue formulado preliminarmente durante la concepción
del proyecto; se programan los recursos financieros y los resultados a alcanzar.
Por tanto como parte de esta etapa se elabora el proyecto delineando su
estructura formal y se negocian los recursos financieros estimados.
Asignando los recursos
La asignación de los recursos del proyecto puede hacerse con
duración fija y asignación directa de los recursos o configurando el MS Project
con trabajo fijo. Por tanto la expresión del costo se debe orienta en
función de la duración de las tareas y los recursos que estas tienen
asignados:
Duración fija. Cuando la entrada de datos al proyecto es la
duración y a partir de la misma se ejecuta la asignación de recursos.
Trabajo fijo. Cuando se dispone del trabajo definido para
determinar la duración y el costo de las tareas, En este caso se determina la
duración de las tareas en función de la asignación de recursos.
Recursos fijos. Se desarrolla la asignación de recursos
tomando en cuenta la disponibilidad de los mismos.
EJEMPLOS
EJECUTABLES:
ABRIR
UNA PLANTILLA O UN ARCHIVO
Un archivo
nuevo permite empezar partiendo de cero, elegir las fechas de comienzo o de fin
del proyecto, y agregar las tareas y recursos necesarios para el proyecto.
VINCULAR O ALMACENAR DOCUMENTOS
RELACIONADOS CON UN PROYECTO DE PROJECT
Una
vez creado un archivo, puede adjuntar al mismo los documentos relacionados con
el proyecto. Por ejemplo, puede vincular al proyecto el plan de administración
del ámbito o el plan de administración de riesgos para facilitar el acceso a
los mismos. Puede hacer que los documentos de ayuda sean accesibles desde el
proyecto agregando un hipervínculo a una página Web o a un archivo o carpeta de
su equipo o de la red. También puede almacenar los documentos en una nota.
INTRODUCIR
Y ORGANIZAR UNA LISTA DE TAREAS
Las
listas de tareas son categorías de información que aparecen en la hoja de la
vista Diagrama de Gantt que especifican los detalles sobre una tarea, como el
nombre de la tarea, la duración, las fechas de comienzo y finalización, las
predecesoras y los nombres de los recursos.La finalización de una tarea es
importante para la finalización del proyecto. Los proyectos a su vez se
componen de tareas.
CÁLCULO
DE COSTOS
Calcula
los costos de los recursos y la mano de obra, una vez que los recursos son
asignados a cada tarea. Hay dos tipos de reportes: el flujo de efectivo - es un
reporte del gasto semanal- y el requerimiento de materiales
ESTABLECER
TASAS DE PAGO Y TARIFAS PARA RECURSOS
Microsoft Project calcula los costos
correspondientes a los recursos basándose en las tasas de trabajo normal y de
horas extra, o en los costos por uso que se han introducido, o bien se puede
introducir un costo de asignación único.
INTRODUCIR TASAS DE RECURSOS
Introducir un
grupo de tasas por recurso si desea
introducir sólo una tasa estándar y una tasa de horas extra por recurso.
Introducir
varios grupos de tasas por recurso si desea
introducir más de una tasa estándar y una tasa de horas extra por recurso. Por
ejemplo, puede establecer escalas de pago diferentes para tipos diferentes de
trabajo e incorporar cambios de tasas en el futuro.
CONCLUSIÓN.
Si hasta este punto de este primer capítulo, las ideas
principales han sido asimiladas, es ahora el momento de repasar los conceptos
más importantes que han surgido mediante el siguiente glosario de términos, en
caso contrario, recomiendo volver a estudiar de nuevo y desde el principio los
conceptos que se han expuesto ya que la gestión de proyectos quizás sea algo
nuevo y que, al principio cuesta bastante comprender en su terminología y
conceptos, retener y asimilar.
A la vista de todo lo anterior, el programa MS Project en
definitiva, nos permite organizar nuestros proyectos, introduciendo en él lo
que antes anotábamos, esquematizábamos y calculábamos a mano. Nos aporta una
serie de tablas, gráficas y paneles desde los que podremos introducir todas
esas informaciones recopiladas y tener una visión global de, por un lado las
tareas, por otro lado los recursos y por otro los costos de los recursos. Con
MS Project nos resultará fácil alterar cualquiera de los elementos que intervienen
en el proyecto siendo recalculado de forma automática el proyecto completo. Las
fechas se actualizan también de forma automática solo con modificar una
duración, establecer una delimitación o bien una demora. De los tiempos y
plazos podemos hacer sencillos seguimientos. En suma, este programa, que además
mantiene la filosofía de trabajo del resto de las aplicaciones Microsoft que
quizás conozcamos (Word, Excel, Access, Internet Explorer, Front Page...) es
una potente herramienta que a partir del próximo capítulo vamos a desmenuzar
progresivamente.
Bibliografía
http://es.scribd.com/PanchoR68/d/42705734-Manual-basico-de-uso-Project-2010
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